Como propietario de una pequeña o mediana empresa, tu tiempo es muy valioso. Es probable que no tengas los recursos de una gran organización, por lo que puede ser un reto hacer un seguimiento de todos tus activos digitales – documentos, imágenes y otros archivos que son relevantes para su empresa-. En este artículo, echaremos un vistazo a algunos desafíos comunes relacionados con la gestión de activos digitales y cómo puedes agilizar tus operaciones mediante el establecimiento de procesos para el seguimiento y la organización de estos archivos.
¿Qué es la gestión de activos digitales?
La gestión de activos digitales (también denominada DAM) es el proceso de seguimiento, organización y almacenamiento de los activos digitales de tu empresa, como documentos, imágenes, vídeos o páginas web. Este término también se utiliza a veces para referirse al software que se utiliza para implementar estas prácticas organizativas. Normalmente, estos sistemas se basan en la web y permiten el almacenamiento y la recuperación centralizados de los archivos asociados a tu empresa.
¿Por qué es importante la gestión de activos digitales?
Los activos digitales son la columna vertebral de cualquier empresa. Incluyen todo, desde correos electrónicos hasta contratos, información sobre productos, material de marketing, presentaciones, vídeos y mucho más. Se utilizan a diario para comunicarse y colaborar, así como para documentar decisiones, procesos e hitos relevantes para su organización. Para preservar estos elementos y hacerlos fácilmente accesibles, es necesario identificarlos adecuadamente y almacenarlos en una ubicación central. Esto permitirá al equipo encontrar rápida y fácilmente la información que necesita cuando la necesita. La gestión de activos digitales también permite el seguimiento de los metadatos, incluida la fecha y hora de creación del archivo, quién lo creó, quién lo editó por última vez y quién accedió a él por última vez. Esta información puede ser útil cuando se trata de identificar tendencias, reconocer problemas emergentes y/o localizar a personas relevantes para eventos específicos.
¿Cómo se rastrean los activos digitales?
Hay varias formas de rastrear los activos digitales. El método más común es utilizar una hoja de cálculo o una base de datos. Si utiliza una hoja de cálculo, puede crear una nueva pestaña para cada activo digital para el que necesite crear una lista de seguimiento. Si utiliza una base de datos, puede crear una nueva tabla para cada activo digital. Otro método es crear una carpeta compartida en tu ordenador o en una unidad de red. Este método tiene muchas ventajas, pero también algunos inconvenientes. Puedes comprobar periódicamente si hay nuevos elementos en la carpeta y asegurarte de que sabes lo que contiene. También proporciona un lugar central para que las personas pongan elementos a los que otros necesitan acceder. Sin embargo, puede resultar complicado si varias personas tienen acceso a la carpeta y añaden elementos a la misma. Es posible que te resulte difícil hacer un seguimiento de lo que contiene la carpeta y asegurarte de que todo el mundo pone los elementos en el lugar correcto.
¿Qué tipo de archivos hay que controlar?
Cada documento, imagen u otro archivo que sea relevante para tu negocio debe ser rastreado. Esto incluye cosas como correos electrónicos, contratos, información de productos, material de marketing, presentaciones, vídeos y mucho más. Puede parecer una tarea desalentadora empezar a rastrear todo. Sin embargo, la mayoría de las pequeñas y medianas empresas tienen suficientes documentos para justificar un sistema de seguimiento. Es una buena idea empezar con los documentos más comunes e importantes que utiliza tu empresa, como los contratos, la información de los productos y los materiales de marketing. Una vez que haya establecido un sistema para estos elementos comunes, puede pasar a realizar un seguimiento de los elementos menos importantes, como las facturas y los recibos.
Cómo almacenar tus activos digitales.
Hay muchas formas de almacenar tus activos digitales. La mejor opción dependerá del tipo de activo digital, de la forma en que piensas utilizarlo y de la cantidad de espacio que tengas disponible. Algunas opciones comunes para almacenar los activos digitales son:
– Archivadores físicos: muchas empresas todavía dependen en gran medida de los archivadores físicos. Aunque este método es eficaz para almacenar documentos físicos, no funciona tan bien para los archivos digitales.
– Almacenamiento en cajas o en papel – Para los documentos a los que no es necesario acceder con regularidad, puedes guardarlos simplemente en cajas. Es una buena opción si tienes poco espacio.
– Almacenamiento en la nube: el almacenamiento en la nube puede ser una buena opción para guardar todo tipo de activos digitales. Suele ser barato, cómodo y fiable.
– Discos duros externos – Los discos duros externos suelen ser los mejores para almacenar grandes cantidades de datos. Son baratos y fáciles de almacenar.
– Sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS) – Se trata de un tipo de software diseñado para almacenar activos digitales.
¿Cómo organizar tus activos digitales?
Lo más importante a la hora de organizar los activos digitales es ser coherente. Hay que asegurarse de que todos los activos digitales sean fáciles de encontrar. Así evitarás la frustración de perder archivos importantes y facilitarás que tu equipo encuentre la información que necesita cuando la necesita. Hay muchas formas diferentes de organizar tus activos digitales. Lo más importante es tener en cuenta que todos los activos deben ser fáciles de encontrar. Puedes probar una combinación de dos o más sistemas de organización. Por ejemplo, puedes organizar sus contratos por nombre y crear una carpeta para cada tipo de contrato en el directorio de tu ordenador. A continuación, puedes organizar sus documentos por tipo, como facturas, información sobre productos y material de marketing, en un sistema de archivos en tu ordenador.
¿Cuáles son las mejores prácticas para hacer un seguimiento y organizar eficazmente los activos digitales?
– Sé coherente a la hora de nombrar tus archivos y de organizarlos. Esto facilitará que tu equipo encuentre la información que necesita cuando la necesita.
– Asegúrate de que cada activo digital tiene metadatos adjuntos. Esto le ayudará a identificar y localizar fácilmente los archivos.
– Hay muchas soluciones de software de gestión de activos digitales que están diseñadas para facilitar el seguimiento y la organización de los activos digitales.
– Asegúrese de que su equipo comprende la importancia de la gestión de activos digitales y cómo pueden contribuir a ella.
– A medida que su empresa crece y evoluciona, su sistema de gestión de activos digitales también tendrá que cambiar y evolucionar. Mantén la mente abierta a cualquier cambio o iteración.